La certificación de sistemas de gestión de la calidad, basada en el modelo internacional UNE-EN ISO 9001:2015, es la certificación más extendida a nivel mundial con cerca de 900.000 organizaciones y 1.180.000 centros de trabajo certificados (datos de ISO SURVEY 2018). Por países, España se sitúa en el top 10 mundial tanto en número de empresas como en número de sedes certificadas. Si quieres convertirte en una de esas empresas, en este artículo te explicaré cómo conseguir un certificado de gestión de la calidad ISO 9001.
ISO 9001 es un modelo internacional que sirve de referencia para la gestión de las organizaciones. Este esquema nació en 1.987 y a lo largo de los años se ha ido adaptando para dar respuesta a los cambios que han ido surgiendo, tanto en el concepto de percepción de calidad (cada vez más complejo), como en aspectos internos de las organizaciones. Su eficacia está más que contrastada y con los últimos cambios se ha ido flexibilizando cada vez más en aspectos formales de modo que sea adaptable por todo tipo de organizaciones.
A lo largo de la presente entrada te voy a contar los pasos para conseguir certificar tu empresa en ISO 9001:
Motivaciones. ¿De verdad quieres una certificación de Calidad ISO 9001?
Si por casualidad has llegado hasta aquí buscando información sobre este tema, probablemente consideras que necesitas o quieres obtener esta certificación. Puede que seas el propietario o el gerente de una empresa, o un responsable comercial o de producción, que haya llegado a la conclusión de que necesita un certificado ISO 9001 por alguno de los siguientes motivos:
- Motivaciones externas: ISO 9001 se ha ido convirtiendo en los últimos años en un requisito legal o comercial o en un aspecto crítico en determinados sectores:
- Requisito legal asociado a la capacidad para operar en determinados sectores (mantenimiento de instalaciones de protección contra incendios, centros de tacógrafos, etc.).
- Requisito comercial: existen numerosas empresas (generalmente grandes empresas) que han establecido ISO 9001 como un requisito de homologación para sus proveedores y subcontratas.
- Ponderación en acceso a subvenciones o licitaciones: cada vez más administraciones valoran de manera positiva que los licitadores o los solicitantes de subvenciones dispongan de este tipo de certificados.
- Motivaciones internas: Hablaré con detalle de ISO 9001 en otra entrada, pero ya te adelanto que esta norma tiene muchos beneficios directos que ayudan a las organizaciones. Está enfocada a la satisfacción del cliente y una de sus herramientas básicas es la gestión por procesos que nos va a permitir entregar servicios o productos homogéneos de manera confiable. También es una buena herramienta para la identificación y gestión de requisitos legales. En su última versión también mejora la gestión de partes interesadas y proveedores o subcontratistas. Si conoces estos beneficios tal vez te hayas planteado que implementar y certificar un sistema de gestión puede ser interesante para tu empresa. Por último, en algún sector (como la fabricación de determinados productos industriales o de construcción), es probable que hayas llegado aquí porque ISO 9001 es una base altamente recomendable (casi obligatoria) para la posterior implementación de un sistema de control de producción en fábrica para marcado CE.
Al margen de todos esos motivos, también es posible que hayas llegado hasta aquí empujado por alguna falsa motivación: a lo mejor has visto que un competidor ha obtenido recientemente un certificado y tú no tienes ni idea de qué va eso, pero quieres uno (y además lo quieres fácil y rápido) o tal vez ha venido un mal ¿consultor? y te ha contado que la ISO 9001 la tienes en un rato, que te sale gratis y que tan bonita que te va a quedar en la web. ¡Error! si estás en alguna de estas situaciones mi primer consejo es que no decidas nada, no firmes nada y no contrates nada hasta que tengas claro lo que supone un sistema de gestión y analices si de verdad te hace falta o lo necesitas, y decidas si estás dispuesto a adquirir ese compromiso. Un sistema de gestión no debería ser flor de un día y, en principio, las organizaciones que lo adoptan lo hacen de manera indefinida, requiriéndose esfuerzos y recursos para el mantenimiento del certificado.
Etapas del proceso
Básicamente el proceso para la obtención de un certificado consiste en las siguientes etapas:
Análisis previo: una vez que tenemos claro que queremos o necesitamos un certificado, básicamente hay que determinar qué centros y actividades de nuestra organización se van a incluir en el alcance y que norma o normas necesitamos certificar (en esta entrada hablo de ISO 9001 pero hay muchas más normas de las que también iré hablando en otras entradas).
Implementación: en esta etapa debemos integrar los requisitos de la norma aplicable en nuestra organización. Eso requiere conocer la norma, sus requisitos y su aplicación práctica y por otra parte requiere conocer y analizar la organización y sus procesos, actividades, recursos, etc. Este proceso lo podemos abordar con personal propio (siempre que tengan la formación necesaria) o con el apoyo de un consultor externo. Hablaré con detalle de ambas opciones en otra entrada porque es un tema complejo, de momento sólo ten en cuenta las dos opciones posibles y si vas a optar por un consultor pide referencias, experiencia en el mismo sector, etc. Equivocarse en la elección del consultor es un error habitual que da lugar a muy malas experiencias.
Certificación: la certificación como tal es la emisión de un documento en el que el emisor certifica que una empresa cumple los requisitos de la norma, en unos determinados establecimientos y para un determinado alcance. El certificado lo emite una entidad de certificación. Hay un buen puñado de entidades de certificación y puedes elegir la que más te interese (hay variaciones en precios, servicios, reconocimiento de marca, etc.). De la elección de la entidad de certificación también hablaré con detalle en otra entrada futura pero como idea básica mi consejo crítico es que elijas una entidad acreditada por ENAC o por alguna entidad de acreditación firmante del MLA de la IAF. Contratar servicios de certificación no acreditados puede traer muchos problemas relativos a la validez o reconocimiento de los certificados emitidos.
La emisión de ese certificado requiere una actividad de evaluación previa (las auditorías). La autoría de certificación es como un examen (al que nos presentamos voluntariamente y en la fecha que decidamos) en el que la entidad de certificación verifica la eficacia de la implementación de los requisitos de la norma en nuestra empresa. Cuando empezamos este proceso la auditoría de certificación se divide en dos etapas: fase 1 y fase 2 que pueden separarse hasta 90 días de modo que podamos prepararnos adecuadamente. Si, tras la fase 2, se detectan incumplimientos, podremos responder a los mismos documentalmente o en el peor de los casos habrá que hacer una auditoría extraordinaria.
Ya tienes una certificación de Calidad ISO 9001… ¿Y ahora qué?
Completado el proceso anterior, y una vez que hemos “superado” el examen y ya tenemos nuestro certificado, empieza nuestra vida como empresa certificada. Ahora toca mantener ese certificado.
El sistema de gestión de calidad (como cualquier sistema de gestión) es un compromiso de por vida. El ciclo de mejora continua prevista en la norma no tiene fin y a lo largo de la vida del sistema debemos asegurarnos de mejorar y mantener el mismo, lo que requiere un esfuerzo sostenido a lo largo del tiempo.
El mantenimiento del sistema requiere el cumplimiento de una serie de requisitos e hitos de distinta frecuencia que debemos integrar en la agenda y planificación de nuestra empresa. Normalmente el mantenimiento del sistema es una tarea de todo el personal de la organización (para lo cual lo tendremos que haber formado durante el proceso de implementación), aunque también podemos contar con el apoyo de un consultor externo. Este apoyo externo se suele centrar en algunos hitos puntuales del sistema.
El mantenimiento del certificado también obliga a la repetición periódica de las actividades de evaluación. Para el caso de la norma ISO 9001, las entidades de certificación evalúan de manera regular a las organizaciones mediante la siguiente cadencia:
Una vez superada la auditoría de renovación se emite un nuevo certificado y continuamos con auditorías de seguimiento, repitiéndose este ciclo, de manera indefinida, cada 3 años.
Conclusiones
Me temo que esta primera entrada ha quedado un poco larga así que mejor te extracto los aspectos más importantes:
- Antes de hacer nada asegúrate de si realmente quieres o necesitas un certificado de calidad. Analiza que beneficios te puede traer y qué esfuerzos implica.
- Decide bien cómo vas a implementar los requisitos: personal propio o consultor externo. ¡Elige con mucho cuidado al consultor!
- Elige bien la entidad de certificación, probablemente será tu compañera de viaje por una larga temporada. Ten mucho cuidado con la acreditación.
- Ten siempre presente que el camino de la calidad es un compromiso a largo plazo.
¿Te ha parecido interesante este post? Si quieres ampliar información o quieres que profundice en algún aspecto en próximas entradas me puedes escribir aquí. Me puedes escribir también si vas a iniciar este proceso y tienes dudas sobre cómo abordarlo.
También puedes ver mi oferta formativa especializada en Sistemas de Gestión.
